II etap KSeF od 1 kwietnia 2026 r. – kolejne firmy z obowiązkiem e-fakturowania

Kogo dotyczy obowiązek?

Od kwietnia obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF obejmie firmy, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Wyłączone z tego obowiązku pozostają podmioty o bardzo niskiej skali działalności – tj. takie, u których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Jednocześnie już od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury za pośrednictwem systemu.

Rok bez kar za błędy

Ustawodawca przewidział okres przejściowy – w całym 2026 r. przedsiębiorcy nie będą karani za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Ma to ułatwić wdrożenie nowych obowiązków i ograniczyć ryzyko po stronie firm.

System zyskuje na popularności

Dane przedstawione przez Marcin Łoboda pokazują dynamiczny wzrost wykorzystania systemu:

• ponad 345 tys. firm wystawiło już faktury w KSeF,
• w pierwszych miesiącach 2026 r. przetworzono ponad 87 mln dokumentów,
• rekord padł 3 marca – jednego dnia przesłano ponad 3 mln faktur.

Co istotne, aż 94% użytkowników korzysta z logowania przy użyciu tokenów i certyfikatów, co świadczy o rosnącym zaufaniu do systemu.

Nowe funkcje i usprawnienia

Od 1 kwietnia możliwe będzie dobrowolne wystawianie w KSeF faktur VAT RR oraz ich korekt. To jednak dopiero początek zmian.

Administracja zapowiada kolejne usprawnienia, m.in.:

• uproszczenie zgłaszania tzw. faktur podejrzanych (także przez API),
• zmiany wizualne w aplikacji podatnika,
• poprawę intuicyjności systemu – tak, aby kluczowe funkcje były dostępne w maksymalnie trzech krokach.

W dalszych planach są także:

• możliwość ukrywania wybranych faktur,
• wprowadzenie zbiorczego identyfikatora płatności, który stanie się obowiązkowy od 2027 r.

Wsparcie i edukacja

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa zapewniają szerokie wsparcie dla przedsiębiorców. Do dyspozycji są:

• całodobowa infolinia KAS,
• pomoc w urzędach skarbowych,
• materiały instruktażowe i szkolenia.

Od marca 2026 r. prowadzone są także specjalne szkolenia branżowe, dostępne zarówno online, jak i stacjonarnie.

Uwaga na nieoficjalne informacje

Przedstawiciele administracji podkreślają, aby korzystać wyłącznie z oficjalnych źródeł. Jak zaznaczył Zbigniew Stawicki, w przestrzeni publicznej pojawia się dezinformacja dotycząca KSeF, która może wprowadzać przedsiębiorców w błąd.

Drugi etap wdrożenia KSeF to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Nowe obowiązki obejmą setki tysięcy firm, a jednocześnie administracja zapowiada dalsze uproszczenia i rozwój systemu.